Kansallis-yhtiöiden asiakasrekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Kansallis Oy
www.kansallis.fi
Osoite: Linnankatu 20 A 1, 20100 TURKU
Puhelin: 02-4692800
Kansallis Oy on emoyhtiö, joka määrittelee sekä oman että tytäryhtiöidensä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Jäljempänä Kansallis Oy ja siihen kuuluvat yhtiöt kukin erikseen ja yhdessä ”Kansallis-yhtiöt”.
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Kansallis-yhtiöt
Yhteyshenkilö: Henri Honkaneva
Puhelin: 0400 148 808
Email.: henri.honkaneva@kansallis.fi
3. Rekisterin nimi
Kansallis-yhtiöiden asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä voi käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisterinpitäjä tekee alihankkijoidensa kanssa kirjallisen sopimuksen ja vastaa siitä, että sen käyttämät alihankkijat noudattavat tässä kuvattuja ehtoja ja Rekisterinpitäjän ohjeita.
5. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Kansallis-yhtiöt harjoittavat kiinteistösijoitustoimintaa ja asiakkaina on sekä yksityishenkilöitä, että oikeushenkilöitä.
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen toteuttamiseksi sekä asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, vuokrauspalveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen.
Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät vuokrasopimuksen tekemiseen, rekisterinpitäjä ei voi sitoutua huoneiston tai muun tilan vuokrausta koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Henkilötietojen käsittely, kuten tietojen siirto Kansallis-yhtiöt konsernin sisällä, perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin Kansallis -yhtiöihin kulloinkin kuuluvien yhtiöiden liiketoimintaan liittyen. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton Kansallis -yhtiöiden käyttötarkoitusten kanssa.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään seuraavia Kansallis-yhtiöiden asiakkaiden tietoja:
- Nimi ja henkilötunnus
- Yhteystiedot (osoitetiedot ym.)
- Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot
- Kiinteistöjen kulkutiedot
- Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot
- Vuokrasuhteen toteuttaminen ja vuokrasuhteen hoitaminen
- Laskutus ja perintä
- Tiedotus, tilastointi ja markkinointi
- Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen
- Asiakaskyselyt ja muut kyselyt
- muut vastaavat tarkoitukset
- edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, vuokravälittäjältä ja erilaisista sopimuksista, kuten esimerkiksi autopaikka-, liiketila- tai asuntovuokraukseen liittyvistä palveluista, joita rekisteröity käyttää.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi Kansallis-yhtiöiden muista rekistereistä, Kansallis-yhtiöiden yhteistyökumppanien rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä kuten tilitoimistot tai vuokravälittäjät.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se on rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen voimassaolon ajan, tai rekisteröity on antanut suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn tai niin kauan kuin rekisterinpitäjän asiakassuhteiden hoitamiseksi on tarpeellista. Henkilötiedot poistetaan, kun edellä mainittua perustetta henkilötietojen säilyttämiselle ei enää ole. Mikäli henkilötietoja ei voida järjestelmäteknisesti poistaa, ne anonymisoidaan siten, ettei yksityishenkilöä ole mahdollista tunnistaa.
9. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Kansallis-yhtiöiden yhteistyökumppaneille, mikäli tietojen luovuttamiselle on laillinen peruste. Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat Kansallis-yhtiöiden asiakasrekisterin käyttötarkoitusta (kohta 4). Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä kolmansille osapuolille, mikäli Kansallis-yhtiöt myy omaisuuttaan, neuvottelee omaisuuden myynnistä, tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella.
Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli se on henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen tai teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Rekisterinpitäjä toteuttaa tietojen siirron Euroopan unionin tietosuojalainsäädännön mukaisesti varmistamalla tällaisen vastaanottajamaan riittävän tietosuojan tason.
10. Rekisterin suojaus
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvajärjestelmien kautta suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät tiedot kuten paperiset asiakirjat ym. on lukituissa tiloissa, joissa kulkua on rajoitettu tai ei ole muutoin yleisessä käytössä.
Ainoastaan määrätyillä rekisterinpitäjän ja sen alihankkijoiden työntekijöillä, joiden toimenkuvaan se kuuluu, on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo salassapitovelvollisuus.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.
12. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kansallis-yhtiöt kehittävät liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Ajantasainen tietosuojaseloste löytyy Internetsivulta www.kansallis.fi/tietosuoja-kansallis-oy. Muutoksista ei tule erillistä ilmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.